Nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie w 2023 roku, na stałe ugruntowała pozycję pracy zdalnej w polskim prawie, zastępując tymczasowe regulacje i przepisy o telepracy. Zmiany te szczegółowo określają definicję, zasady wdrażania oraz wzajemne obowiązki obu stron stosunku pracy. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdej nowoczesnej organizacji.
Spis treści
Definicja pracy zdalnej po nowelizacji kodeksu pracy
Nowe przepisy wprowadzają przejrzystą i szeroką definicję pracy zdalnej, która odpowiada na potrzeby współczesnego rynku. Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu Pracy, jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, ale zawsze po uzgodnieniu z pracodawcą. Komunikacja i przekazywanie efektów pracy odbywa się przy użyciu środków porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że praca zdalna może być świadczona zarówno w modelu w pełni zdalnym, jak i hybrydowym, łączącym obowiązki w domu i biurze.
Fundamentem nowej definicji jest zasada, że miejsce wykonywania pracy musi być wspólnie zaakceptowane. Żadna ze stron nie może narzucić drugiej swojej woli, co stanowi istotną zmianę w stosunku do tymczasowych regulacji z okresu pandemii. Elastyczność dotyczy również wymiaru czasu pracy – można pracować zdalnie na pełen etat lub tylko w wybrane dni tygodnia. Nowe prawo kładzie nacisk na dialog i partnerskie ustalenia, które pozwalają dopasować model pracy do specyfiki stanowiska i wzajemnych potrzeb.
Co to jest praca zdalna według Kodeksu Pracy?
Mówiąc najprościej, praca zdalna to forma świadczenia obowiązków w lokalizacji zaproponowanej przez pracownika i zaakceptowanej przez firmę. Może to być adres zamieszkania, ale też każde inne miejsce, pod warunkiem uzyskania zgody pracodawcy. Kluczowym elementem jest wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych do realizacji zadań i utrzymywania kontaktu z zespołem.
Czym praca zdalna NIE jest?
Nowe regulacje jasno oddzielają pracę zdalną od podróży służbowej. Nie należy jej również mylić z okazjonalną pracą zdalną, która jest odrębnie uregulowana (do 24 dni w roku) i rządzi się prostszymi zasadami, np. nie wymaga zwrotu kosztów. Warto też pamiętać, że praca zdalna w obecnym rozumieniu całkowicie zastąpiła instytucję telepracy, która zniknęła z Kodeksu Pracy.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej: Uzgodnienie z pracodawcą
Kluczowe jest obopólne porozumienie co do lokalizacji. Pracownik wskazuje miejsce, ale pracodawca musi je zatwierdzić. W praktyce firma ma prawo odmówić zgody na pracę z miejsca, które np. stwarza ryzyko dla bezpieczeństwa danych lub generuje nieuzasadnione koszty. Podkreśla to partnerski charakter ustaleń – żadna ze stron nie może narzucić drugiej swojej decyzji.
Uzgodnienie pracy zdalnej: kluczowy element nowych przepisów
Sposób formalnego wdrożenia pracy zdalnej jest jednym z najważniejszych aspektów nowelizacji. Przepisy wymagają, aby odbyło się to na drodze porozumienia między stronami umowy. Może do niego dojść już na etapie jej zawierania z nowym pracownikiem lub w trakcie trwania zatrudnienia. Inicjatywa może wyjść zarówno od pracodawcy, jak i od pracownika, który składa wniosek w formie papierowej lub elektronicznej.
Co ważne, takie ustalenia stanowią wyjątek od ogólnej zasady z art. 29 § 4 Kodeksu Pracy, która wymaga formy pisemnej dla zmiany warunków umowy. Oznacza to, że przejście na tryb zdalny nie wymaga sporządzania formalnego aneksu, co znacznie upraszcza całą procedurę. Wystarczy udokumentowane porozumienie, np. w formie wymiany maili, choć dla celów dowodowych zawsze warto zadbać o jego czytelną formę. Wspólne ustalenia powinny precyzować, czy praca będzie świadczona zdalnie w całości, czy częściowo, a także określać miejsce jej wykonywania lub zasady jego ustalania.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy: kiedy jest możliwa?
Nowe przepisy przewidują wyjątkowe sytuacje, w których pracodawca może jednostronnie oddelegować pracownika do pracy zdalnej. Jest to rozwiązanie tymczasowe, możliwe do zastosowania tylko w nadzwyczajnych okolicznościach, które uniemożliwiają pracę w biurze.
Takie polecenie można wydać w dwóch przypadkach. Po pierwsze, w trakcie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu. Po drugie, gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy jest chwilowo niemożliwe z powodu działania siły wyższej, takiej jak pożar, zalanie biura czy poważna awaria.
Przed wydaniem polecenia pracodawca musi uzyskać od pracownika oświadczenie (w formie papierowej lub elektronicznej), że posiada on warunki lokalowe i techniczne do pracy w domu. Jeśli sytuacja pracownika ulegnie zmianie, jest on zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym firmę. Pracodawca może odwołać polecenie pracy zdalnej w dowolnym momencie, informując o tym pracownika z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.
Wniosek pracownika o pracę zdalną: kto ma pierwszeństwo?
Kodeks Pracy wyróżnia grupę pracowników, których wniosek o pracę zdalną pracodawca co do zasady musi uwzględnić. Odmowa jest możliwa tylko w ściśle określonych, wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter pracy na to nie pozwala.
Do grup uprzywilejowanych należą:
- pracownice w ciąży,
- pracownicy wychowujący dziecko do 4. roku życia,
- pracownicy opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą z gospodarstwa domowego, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub jego znacznym stopniu,
- rodzice dzieci posiadających zaświadczenie o ciężkim upośledzeniu, orzeczenie o niepełnosprawności lub opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju.
Pracodawca może odrzucić wniosek takiej osoby tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym jest obiektywnie niemożliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj (np. praca na linii produkcyjnej). Przyczynę odmowy należy przedstawić pracownikowi na piśmie lub elektronicznie w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.
Regulamin pracy zdalnej: jak go wprowadzić?
Aby praca zdalna funkcjonowała sprawnie, jej zasady muszą być jasno określone. Można to zrobić na trzy sposoby. Podstawową formą jest porozumienie zawarte między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeśli w ciągu 30 dni nie uda się go wypracować, pracodawca może ustalić zasady samodzielnie w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Regulamin jest również właściwą formą, gdy w firmie nie działają związki zawodowe.
W przypadku, gdy nie zawarto porozumienia ani nie wydano regulaminu, zasady pracy zdalnej określa się indywidualnie w poleceniu służbowym lub w porozumieniu z konkretnym pracownikiem.
Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?
Dobrze przygotowany regulamin to fundament pracy zdalnej. Niezależnie od formy, dokument powinien kompleksowo regulować kluczowe kwestie. Co musi się w nim znaleźć?
- wskazanie grup pracowników, którzy mogą pracować zdalnie,
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów narzędzi pracy (instalacja, serwis) oraz kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych,
- sposób ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, jeśli pracownik korzysta z prywatnego sprzętu,
- reguły komunikacji między pracodawcą a pracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności,
- zasady kontroli wykonywania pracy,
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- procedury kontroli przestrzegania wymogów bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych.
Poniższa tabela przedstawia przykładowe zapisy, które mogą znaleźć się w regulaminie.
| Kategoria | Przykładowe zapisy w regulaminie |
| Koszty | Określenie miesięcznego ryczałtu za prąd i internet w wysokości X zł. |
| Komunikacja | Obowiązkowe codzienne spotkanie online o godz. 9:00; głównym kanałem komunikacji jest firmowy komunikator. |
| Kontrola BHP | Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu pracy zdalnej po wcześniejszym uzgodnieniu terminu. |
| Ochrona danych | Obowiązek korzystania z VPN, blokowania ekranu podczas nieobecności i nieudostępniania sprzętu osobom trzecim. |
Wprowadzenie pracy zdalnej to dla pracodawcy szereg obowiązków. Poza stworzeniem regulaminu, musi on zapewnić pracownikom niezbędne narzędzia i materiały, pokryć związane z nimi koszty lub wypłacić ryczałt. Należy także ustalić jasne zasady komunikacji, dostępności i raportowania. Kontrole, choć dozwolone, nie mogą naruszać prywatności pracownika i muszą być zapowiedziane oraz przeprowadzane w porozumieniu z nim.
Podsumowanie
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej to ewolucja, która dostosowuje prawo do realiów rynku pracy. Kluczem do sukcesu staje się partnerskie porozumienie między pracownikiem a pracodawcą oraz wprowadzenie jasnych zasad w formie regulaminu. Pracodawcy muszą pamiętać o swoich nowych obowiązkach, a pracownicy o konieczności przestrzegania ustalonych reguł. Zrozumienie tych zmian jest fundamentem budowania elastycznego, nowoczesnego i efektywnego środowiska pracy.
