Prezes zarządu a beneficjent rzeczywisty: Decydujące starcie w erze AML

Definicja i podstawy prawne beneficjenta rzeczywistego

Beneficjent rzeczywisty to, w najprostszym ujęciu, osobą fizyczną, która sprawuje władzę nad podmiotem (faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio) oraz kontrolę nad podmiotem (faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio, poprzez posiadane uprawnienia). Uprawnienia te w sposób jednoznaczny umożliwiają wywieranie decydującego wpływu na losy danego podmiotu, wykraczając poza jego formalną strukturę właścicielską czy zarządczą. Podstawy prawne instytucji beneficjenta rzeczywistego reguluje w Polsce Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która była wielokrotnie nowelizowana, w tym znacząco 31 października 2021 r., doprecyzowując definicję beneficjenta rzeczywistego. Dodatkowo, 22 maja 2023 r. weszła w życie ustawa o fundacji rodzinnej, rozszerzając regulacje także o fundacje rodzinne.

Definicja legalna beneficjenta rzeczywistego dzieli się na tak zwaną część ogólną i część szczególną. Część ogólna zawiera podstawowe, kluczowe kryteria uznania danej osoby fizycznej za beneficjenta rzeczywistego, takie jak faktyczne sprawowanie kontroli. Chociaż w przepisach ustawy brak jest precyzyjnej definicji pojęcia kontroli, powszechnie rozumie się ją jako możliwość decydowania o czynnościach lub działaniach podejmowanych przez klienta, czyli wywieranie decydującego wpływu na osobę prawną i podejmowanie strategicznych decyzji, które zasadniczo wpływają na praktyki biznesowe lub ogólny kierunek działalności osoby prawnej. Część szczególna definicji obejmuje przykładowe domniemania uznania osoby fizycznej za beneficjenta rzeczywistego, określone odrębnie dla wskazanych rodzajów podmiotów, bazujące na kryteriach takich jak posiadanie ponad 25% udziałów, głosów w organie stanowiącym, czy sprawowanie kontroli w inny sposób. W sytuacji udokumentowanego braku możliwości ustalenia tożsamości osób określonych w tiret pierwszym-czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zastosowanie znajduje art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąte ustawy, pozwalający na wskazanie osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze. Dla prawidłowego ustalenia beneficjenta rzeczywistego należy brać pod uwagę wszystkie przesłanki zawarte w definicji, konieczne jest ustalenie każdej osoby fizycznej sprawującej bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia (prawne lub faktyczne), umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę.

Rola prezesa zarządu w kontekście beneficjenta rzeczywistego

Centralne zagadnienie 'czy prezes zarządu jest beneficjentem rzeczywistym’ budzi liczne wątpliwości interpretacyjne, szczególnie w kontekście dynamicznie zmieniających się przepisów AML. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wskazuje, że osobą zajmującą wyższe stanowisko kierownicze (wg definicji BR w ustawie AML) w organie spółki może być członek zarządu, prezes zarządu czy prokurent, co mogłoby sugerować automatyczne uznanie ich za beneficjentów rzeczywistych. Jednakże, podejście to często prowadzi do błędnych założeń i wypacza sens wskazywania beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), a także może zostać uznane za nienależyte wykonanie obowiązku przez podmiot obowiązany do dokonania wpisu.

W praktyce posiadane przez te osoby uprawnienia mogą być w znacznym stopniu ograniczone przez umowę spółki bądź jej statut, na przykład poprzez konieczność uzyskania wewnętrznych zgód korporacyjnych na podejmowanie kluczowych decyzji. Takie ograniczenia uniemożliwiają uznanie tych osób za wywierające decydujący wpływ na losy spółki, co jest fundamentalnym kryterium dla statusu beneficjenta rzeczywistego. Instytucje obowiązane muszą przeprowadzić szczegółową analizę faktycznych uprawnień do wywierania decydującego wpływu na działalność spółki, a nie tylko formalnego zajmowania stanowiska kierowniczego. W sytuacji, gdy członkowie zarządu lub prokurenci pełnią jedynie funkcje wykonawcze, działając na podstawie woli organów właścicielskich lub nadzorczych, takimi jak zgromadzenie wspólników / walne zgromadzenie czy rada nadzorcza, nie mogą być uznani za beneficjentów rzeczywistych. Warto podkreślić, że zjawisko powoływania tak zwanych „słupów” do zarządów spółek kapitałowych jest nie rzadkim zjawiskiem, gdzie „słup” udostępnia swoją tożsamość jako przykrywkę dla osób faktycznie podejmujących decyzję i wywierających decydujący wpływ na działalność podmiotu. W takich przypadkach automatyczne wskazanie członków zarządu jako beneficjentów rzeczywistych świadczy o nienależytym wykonywaniu obowiązków przez instytucję obowiązaną, ponieważ nie spełnia celu ustawy AML, którym jest identyfikacja rzeczywistych kontrolujących. Należy zatem zawsze badać, kto faktycznie ma realny wpływ na losy podmiotu, nawet jeśli nie posiada formalnych uprawnień właścicielskich czy zarządczych, ale jego uprawnienia umożliwiają wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę.

Ustalanie beneficjenta rzeczywistego w praktyce – różne formy prawne

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego stanowi kluczowy element dla wypełnienia obowiązku wynikającego z ustawy AML, jednak w zależności od formy prawnej podmiotu, proces ten bywa bardzo kłopotliwe i wymaga dogłębnej analizy. Kryteria różnią się w zależności od typu spółki, fundacji czy stowarzyszenia, co podkreśla złożoność tego zagadnienia.

Przykładowo, w spółce akcyjnej akcjonariusz posiadający 50% akcji jest beneficjentem rzeczywistym, ponieważ posiada więcej niż 25% akcji w spółce. Jeżeli w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wspólnicy Y (27% udziałów) i Z (48% udziałów) spełniają kryterium posiadania ponad 25% udziałów, oboje są beneficjentami rzeczywistymi i muszą zostać zgłoszeni do CRBR. W innej spółce z o.o. z czterema wspólnikami po 25% udziałów, jeśli dwoje z nich to członkowie zarządu, ta dwójka zostanie wpisana do CRBR z uwagi na pełnienie stanowisk kierowniczych, uznając ich za beneficjentów rzeczywistych, ponieważ w tym scenariuszu nikt nie przekracza progu 25% udziałów samodzielnie, a osoby fizyczne zajmujące wyższe stanowisko kierownicze stają się kryterium dla beneficjentów rzeczywistych. W jednoosobowej spółce z o.o. jedyny wspólnik jest beneficjentem rzeczywistym, ponieważ posiada wszystkie udziały w spółce i sprawuje bezpośrednią kontrolę nad spółką. Dla spółek jawnych, gdzie nie wskazano reprezentacji w umowie, wszyscy czterej wspólnicy zostaną wpisani do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) ze względu na samodzielną i nieograniczoną reprezentację spółki (zgodnie z KSH); jeżeli jednak w umowie spółki jawnej wskazano wspólników A i B jako uprawnionych do reprezentacji, to tylko oni są beneficjentami rzeczywistymi.

Ustalenia beneficjenta rzeczywistego fundacji wymagają analizy statutu pod kątem tego, komu i jakie kompetencje przyznaje, a także kto i jakie decyzje może w sprawie fundacji podejmować. Jeżeli organ stanowiący fundacji liczy więcej niż 4 członków – wszyscy będą musieli być wpisani do CRBR, bowiem żaden z nich nie będzie miał więcej niż 25% liczby głosów. W przypadku mniejszej liczby członków, beneficjentami rzeczywistymi będą ci, którym przysługuje ponad 25% liczby głosów. Mogą to być także sami fundatorzy czy inwestorzy. W przypadku stowarzyszeń, podlegających wpisowi do KRS, beneficjentami rzeczywistymi będą wszyscy członkowie zarządu stowarzyszenia. Organem stanowiącym w stowarzyszeniu jest walne zebranie, które dysponuje największą władzą i podejmuje kluczowe rozstrzygnięcia, jednak minimalna liczba członków stowarzyszenia wynosi 7, zatem żaden członek walnego zebrania nie będzie dysponował więcej niż 25% głosów. W spółdzielniach, najwyższym organem spółdzielni jest walne zgromadzenie, a także zarząd i rada nadzorcza; uchwalony statut szczegółowo decyduje o kompetencjach przyznawanych organom i determinuje, kto będzie beneficjentem rzeczywistym według przepisów.

W spółce komandytowej, z uwagi na specyficzną strukturę z dwoma typami wspólników – komplementariuszami (z pełną odpowiedzialnością i kontrolą operacyjną) i komandytariuszami (z ograniczoną odpowiedzialnością do wysokości wkładu) – ustalenie beneficjenta rzeczywistego jest bardziej złożone. Komplementariusz będący osobą fizyczną jest zazwyczaj automatycznie beneficjentem rzeczywistym ze względu na kontrolę reprezentacyjną. Jeżeli komplementariuszem jest osoba prawna, konieczne jest sprawdzenie, kto faktycznie kontroluje tę spółkę. Komandytariusz staje się beneficjentem rzeczywistym tylko wtedy, gdy posiada ponad 25% udziału w zysku lub specjalne uprawnienia, takie jak prawo veta. Przykładowo, dwaj komplementariusze-osoby fizyczne (50/50) są beneficjentami rzeczywistymi ze względu na kontrolę reprezentacyjną. Jeśli komplementariuszem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, a komandytariusze mają po 20% udziałów, beneficjentami rzeczywistymi są osoby fizyczne kontrolujące spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ komandytariusze nie przekraczają progu 25%. W przypadku komandytariusza z 30% wkładem oraz komplementariusza będącego osobą fizyczną, beneficjentami rzeczywistymi są zarówno komplementariusz (ze względu na kontrolę), jak i komandytariusz (przekraczający 25% wkładu). W sytuacji, gdy wszyscy wspólnicy mają mniej niż 25% udziałów, zastosowanie ma Tiret 5 (osoba na wyższym stanowisku kierowniczym), np. członek zarządu komplementariusza. Kluczowe jest, że w spółce komandytowej nie wpisuje się „z automatu” wszystkich komplementariuszy czy komandytariuszy; każdego weryfikuje się według art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret 1-5 ustawy AML, a jeśli komplementariuszem jest spółka, należy dojść do osób fizycznych ją kontrolujących.

Czym jest kontrola nad spółką „w inny sposób”?

Kontrolę nad spółką można sprawować nie tylko poprzez udziały czy głosy, lecz również w inny sposób. Ta kategoria, doprecyzowana w nowelizacji ustawy AML z 2021 roku, obejmuje bardzo szerokie spektrum uprawnień i faktycznego wpływu, które mogą decydować o statusie beneficjenta rzeczywistego, nawet przy braku formalnych udziałów własnościowych.

• Prawo do mianowania lub odwołania większości członków zarządu, rady nadzorczej lub organów kontrolnych stanowi fundamentalny mechanizm wpływu na strategiczne zarządzanie podmiotem, determinując jego kierunek rozwoju i operacyjną działalność.
• Dysponowanie prawami weta w kluczowych decyzjach biznesowych oznacza faktyczną możliwość blokowania istotnych rozstrzygnięć, co w efekcie przyznaje znaczący wpływ na strategiczne operacje firmy, niezależnie od posiadanych udziałów.
• Uprawnienia decyzyjne wynikające z umów wspólników lub statutu mogą nadać określonym osobom dodatkowe kompetencje, które wykraczają poza standardowy zakres praw wynikających z udziałów, umożliwiając realne kształtowanie polityki spółki.
• Sprawowanie funkcji gwaranta lub osoby udzielającej zabezpieczeń często wiąże się z możliwością wywierania nacisku i wpływu na zarząd spółki w celu ochrony własnych interesów, co przekłada się na decydującą rolę w jej funkcjonowaniu.
• Faktyczne kierowanie działalnością podmiotu (bez formalnych uprawnień) dotyczy sytuacji, gdy osoba, choć nie zajmuje oficjalnego stanowiska, faktycznie podejmuje kluczowe decyzje i zarządza operacjami spółki, często przez nieformalne kanały wpływu.
• Wpływ na strategiczne decyzje biznesowe poprzez relacje osobiste może obejmować wykorzystywanie silnych więzi rodzinnych, biznesowych czy towarzyskich do kształtowania polityki firmy, co jest trudne do udokumentowania, ale realnie decyduje o jej losach.
• Kontrola poprzez struktury powiernicze, gdzie formalnym właścicielem jest powiernik, ale beneficjent rzeczywisty zachowuje pełną kontrolę nad aktywami i decyzjami, stanowi jeden z bardziej skomplikowanych mechanizmów kontroli pośredniej.
• Powiązania rodzinne umożliwiające wywieranie wpływu to sytuacje, w których członkowie rodziny formalnych właścicieli lub zarządu podejmują decyzje strategiczne, bazując na nieformalnych, lecz dominujących pozycjach.
• Umowy o współpracy dające prawo kontroli nad zarządzaniem są konstrukcjami prawnymi, które pomimo braku bezpośredniego udziału w kapitale, przyznają partnerowi biznesowemu szerokie uprawnienia nadzorcze i decyzyjne, wpływając na operacje firmy.
• Porozumienia akcjonariuszy lub wspólników mogą zawierać klauzule wzmacniające pozycję niektórych udziałowców, dając im większą kontrolę niż wynikałoby to z ich formalnego udziału procentowego.
• Umowy franczyzy z szerokim zakresem kontroli często przyznają franczyzodawcy znaczny wpływ na operacyjne i strategiczne decyzje franczyzobiorcy, co może skutkować uznaniem go za beneficjenta rzeczywistego.
• Umowy o zarządzaniu aktywami, gdzie zarządca ma szerokie uprawnienia do decydowania o losach majątku, mogą prowadzić do sytuacji, w której to zarządca, a nie formalny właściciel, będzie uznany za beneficjenta rzeczywistego.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – obowiązki i procedura zgłoszenia

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to system służący gromadzeniu i udostępnianiu danych o beneficjentach rzeczywistych, stanowiący kluczowy element krajowego systemu przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązek zgłaszania beneficjentów rzeczywistych do rejestru spoczywa na wszystkich przedsiębiorcach działających w formie spółek handlowych, a także na niektórych innych podmiotach. Zgłoszenia dokonuje drogą internetową osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, stając się tym samym osobą uprawnioną do zgłaszania informacji, a samo zgłoszenie musi zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym. Osoby zgłaszające również widnieją w rejestrze jako „zgłaszający”.

Instytucja beneficjenta rzeczywistego oraz związane z nią obowiązki instytucji obowiązanych są identyfikowane w państwach członkowskich UE jako jedne z najbardziej skomplikowanych i dyskusyjnych zagadnień związanych ze stosowaniem przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Na gruncie polskich przepisów, podmioty zobowiązane do identyfikacji beneficjentów rzeczywistych mogą bazować wyłącznie na przeprowadzonych samodzielnie badaniach oraz analizach w tym zakresie, gdyż brak jest instytucji rozstrzygania wątpliwości w zakresie identyfikacji beneficjenta rzeczywistego. Proces rozpoznawania beneficjenta rzeczywistego może nastręczać niemałe trudności i wątpliwości – zwłaszcza, gdy brak jest możliwości wskazania beneficjenta w oparciu o kryteria wprost wymienione w ustawie (art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret od jeden do cztery) i zastosowanie ma przepis art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąte ustawy, który generuje dalsze wątpliwości interpretacyjne, dotyczące pojęcia osoby zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Proces ustalania i weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego

Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąte ustawy AML, w sytuacji, gdy po wyczerpaniu wszystkich możliwości identyfikacji i weryfikacji nie można ustalić żadnej osoby fizycznej spełniającej kryteria beneficjenta rzeczywistego z tiret 1-4 (poprzez udziały, głosy czy kontrolę w inny sposób), instytucja obowiązana musi wskazać jako beneficjenta rzeczywistego osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w strukturze klienta. Instytucja obowiązana nie może automatycznie przejść do wskazania osoby na wyższym stanowisku kierowniczym; musi najpierw podjąć wszelkie możliwe i uzasadnione działania w celu ustalenia i weryfikacji tożsamości beneficjentów rzeczywistych zgodnie z tiret 1-4. Dopiero gdy te działania okażą się bezskuteczne, można zastosować tiret piąte. Proces ten wymaga udokumentowania, obejmującego analizę struktury własności i kontroli klienta, sprawdzenie dostępnych rejestrów (KRS, CRBR, odpowiedniki zagraniczne), analizę statutu, umowy spółki, innych dokumentów korporacyjnych, oraz uzyskanie oświadczenia od klienta dotyczącego beneficjentów rzeczywistych. Instytucja powinna podjąć próbę identyfikacji osób fizycznych sprawujących kontrolę, zbadając, czy istnieją osoby fizyczne posiadające ponad 25% udziałów lub głosów (bezpośrednio lub pośrednio) oraz czy istnieją osoby sprawujące kontrolę 'w inny sposób’. Dokumentacja AML powinna zawierać dokumentację dotyczącą analizy struktury klienta, oświadczenie klienta dotyczące struktury własności i kontroli, korespondencję (zapytania do klienta, odpowiedzi, ewentualne monity), notatki służbowe (z rozmów, spotkań, analiz wewnętrznych), raport z przeprowadzonej weryfikacji oraz wskazanie osoby zajmującej wyższe stanowisko kierownicze wraz z uzasadnieniem. Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować sankcjami administracyjnymi.

Przez osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze należy rozumieć każdą osobę fizyczną, która poprzez posiadane uprawnienia (prawne lub faktyczne) umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę, pełni funkcje kierownicze (zarządcze), np. członków zarządu czy prokurentów. Uprawnienia te mogą być jednak ograniczone przez akt ustrojowy spółki (umowę spółki bądź statut), chociażby poprzez konieczność uzyskania wewnętrznych zgód korporacyjnych lub wykonywania woli organów właścicielskich lub nadzorczych, co uniemożliwia uznanie takich osób za wywierających decydujący wpływ na działalność spółki. W takich przypadkach należy skupić uwagę na organach spółki (od których zależy podjęcie czynności/działań przez zarząd), ponieważ osoby pełniące w nich funkcje często mają faktyczne uprawnienia do wywierania decydującego wpływu na działalność spółki i powinny być badane pod kątem możliwego nadania statusu beneficjenta rzeczywistego. Zjawisko powoływania tzw. „słupów” do zarządów spółek kapitałowych jest nie rzadkim zjawiskiem, gdzie „słup” udostępnia swoją tożsamość jako przykrywkę dla osób faktycznie podejmujących decyzję. Automatyczne wskazywanie beneficjentów rzeczywistych na tej podstawie wypacza sens ustalania beneficjenta rzeczywistego oraz cel ustawy AML i może świadczyć o nienależytym wykonywaniu obowiązków przez instytucję obowiązaną.

Rodzaj podmiotu	Kryteria ustalania beneficjenta rzeczywistego	Uwagi i specyfika
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością	Posiadanie ponad 25% udziałów lub głosów w organie stanowiącym, kontrola w inny sposób (np. przez umowy wspólników), lub osoba na wyższym stanowisku kierowniczym (Tiret 5).	Należy precyzyjnie zbadać strukturę udziałową oraz wszelkie porozumienia wspólników, które mogą wpływać na faktyczną kontrolę, wykraczając poza nominalne udziały. Wspólnik z ponad 25% udziałów jest beneficjentem rzeczywistym.
Spółka akcyjna	Posiadanie ponad 25% akcji lub głosów na walnym zgromadzeniu, kontrola w inny sposób, lub osoba na wyższym stanowisku kierowniczym (Tiret 5).	Podobnie jak w sp. z o.o., istotne jest uwzględnienie również kontroli pośredniej oraz potencjalnego wpływu przez umowy inwestycyjne lub faktyczne kierowanie spółką. Akcjonariusz posiadający 50% akcji jest beneficjentem rzeczywistym.
Spółka komandytowa	Komplementariusz (osoba fizyczna) z uwagi na kontrolę operacyjną i pełną odpowiedzialność, komandytariusz posiadający ponad 25% udziału w zysku lub specjalne uprawnienia (np. prawo veta).	Jeśli komplementariuszem jest osoba prawna, należy ustalić osoby fizyczne ją kontrolujące. Weryfikacja następuje według art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret 1-5 ustawy AML, a nie „z automatu”.
Fundacja/Stowarzyszenie	Osoby posiadające ponad 25% liczby głosów w organie stanowiącym, fundatorzy, inwestorzy, lub wszyscy członkowie organu stanowiącego (jeśli organ liczy ponad 4 członków, a nikt nie ma >25% głosów).	Kluczowa jest analiza statutu w celu określenia kompetencji i faktycznych decydentów; w stowarzyszeniach podlegających wpisowi do KRS, beneficjentami rzeczywistymi często są wszyscy członkowie zarządu.

Sankcje, odpowiedzialność i nadchodzące zmiany w prawie AML

Zgodnie z art. 153 ustawy AML obowiązuje pełen system sankcji, które mają charakter zarówno administracyjny, jak i karny, mając na celu skuteczne, proporcjonalne i odstraszające egzekwowanie przepisów. Za brak zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR lub zgłoszenie nieprawdziwych informacji o BR, zarząd spółki może zostać ukarany grzywną do 1 miliona złotych. Od 2021 r. sam beneficjent rzeczywisty ma obowiązek dostarczenia spółce wszystkich niezbędnych danych. Za odmowę lub brak dostarczenia informacji grozi kara do 50 000 złotych. Ponadto, osoba składająca zgłoszenie do CRBR ponosi odpowiedzialność karną z art. 233 §6 Kodeksu karnego – za złożenie fałszywego oświadczenia grozi kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat. Odpowiedzialność administracyjna obejmuje kary finansowe nakładane przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej i inne organy, natomiast odpowiedzialność karna ma zastosowanie w przypadku umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa.

Obowiązek raportowania rozbieżności i nadchodzące regulacje

Instytucje obowiązane, zgodnie z art. 61a ust. 1 ustawy AML, mają kategoryczny obowiązek odnotowywania wszelkich rozbieżności pomiędzy informacjami o beneficjentach rzeczywistych zgromadzonymi w CRBR a informacjami ustalonymi przez samą instytucję w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, instytucja obowiązana ma 3 dni robocze na zawiadomienie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o tych rozbieżnościach (art. 63 ust. 1 ustawy AML). Instytucje obowiązane mają ustawowy obowiązek samodzielnej weryfikacji danych beneficjenta rzeczywistego i nie mogą polegać wyłącznie na danych z CRBR. Zgodnie z komunikatem GIIF, powinny w pierwszej kolejności zakładać możliwość popełnienia błędu przez samą instytucję w identyfikacji BR, a nie przez klienta, oraz krytycznie przeanalizować własne procedury identyfikacji i weryfikacji. Rozbieżnością jest nie tylko inna osoba wskazana jako beneficjent rzeczywisty, ale także brak zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR przez klienta. Niewypełnienie obowiązku raportowania rozbieżności lub nieprawidłowe jego wykonanie może skutkować nałożeniem kar administracyjnych na instytucję obowiązaną.

Nadchodzące zmiany w prawie AML stanowią istotne wyzwanie dla podmiotów. Od 1 lipca 2025 r. wchodzi w życie tzw. „Pakiet AML”, który wprowadza dodatkowe obowiązki rejestracyjne dla podmiotów zagranicznych oraz rozszerzone wymogi weryfikacji beneficjentów rzeczywistych. Oznacza to zaostrzenie sankcji administracyjnych, które będą znacznie surowsze i muszą być „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające”. Polska będzie musiała dostosować system kar do wymogów unijnych, co może przynieść istotne zmiany, w tym możliwe podniesienie progów karnych. Dodatkowo, od 10 lipca 2027 r. wejdzie w życie nowe Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. „Rozporządzenie AML”), wprowadzając kolejne istotne zmiany w identyfikacji beneficjentów rzeczywistych.

Podmioty zobowiązane powinny przygotowywać się na następujące kluczowe zmiany od 2027 roku:

• Standardowy próg 25% udziałów lub głosów pozostanie bez zmian dla większości podmiotów, jednak potencjalne obniżenie progu do 15% dotyczy wyłącznie podmiotów wysokiego ryzyka określonych przez Komisję Europejską, głównie sektorów narażonych na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.
• Wprowadzone zostanie obligatoryjne badanie kontroli „za pomocą innych środków” niezależnie od udziałów własnościowych, co rozszerzy analizę faktycznego wpływu na funkcjonowanie podmiotu gospodarczego.
• Rozszerzona definicja kontroli „w inny sposób” obejmie prawo do powoływania/odwoływania członków organów, wpływ na decyzje strategiczne oraz mechanizmy umowne lub faktyczne, wymagając bardziej szczegółowej oceny relacji i porozumień.
• Wymagane będzie bieżące aktualizowanie danych o beneficjentach rzeczywistych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), co zwiększy obowiązki sprawozdawcze i nadzorcze nad terminowością zgłoszeń.
• Nowe obowiązki raportowania obejmą rozszerzoną dokumentację potwierdzającą ustalenia i bardziej szczegółowe informacje o 'kontroli w inny sposób’, co z kolei przełoży się na zwiększone wymagania w zakresie prowadzenia wewnętrznej dokumentacji AML.
• Kary muszą być „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające”, co oznacza, że Polska będzie musiała dostosować system kar do wymogów unijnych, a to może skutkować istotnymi zmianami, w tym możliwym podniesieniem progów karnych.

Podsumowanie: kluczowe wnioski

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego stanowi kompleksowe zadanie, wykraczające poza formalne struktury właścicielskie. Beneficjent rzeczywisty to zawsze osoba fizyczna, która faktycznie kontroluje podmiot poprzez udziały (ponad 25%), głosy lub tzw. „kontrolę w inny sposób”, która obejmuje szerokie spektrum uprawnień i faktycznego wpływu, niezależnie od formalnych udziałów. Prezes zarządu staje się beneficjentem rzeczywistym jedynie w przypadku, gdy nie można ustalić innych beneficjentów, działając jako „osoba na wyższym stanowisku kierowniczym” z art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret 5 ustawy AML, przy czym jego uprawnienia nie mogą być znacząco ograniczone. Obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) leży po stronie zarządu i musi nastąpić w ciągu 14 dni roboczych od zaistnienia obowiązku, a niedopełnienie tego wymogu skutkuje karą do 1 mln złotych. Nadchodzące zmiany w prawie AML, zwłaszcza te wchodzące w życie od 2025 i 2027 roku, zaostrzą wymogi weryfikacyjne i zwiększą sankcje, nakładając na instytucje obowiązane dodatkowe obowiązki dokumentacyjne i raportowania.